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Diminuer et optimiser la gestion de vos documents papiers
Octobre 2013
Le papier reste un support de communication majeur en dépit de l’ère numérique en expansion. Les documents de travail, les informations clients, les formulaires d’adhésion, les relevés, etc. nécessitent des travaux récurrents, couteux et chronophages.
Les problématiques de conception, fabrication, impression mais aussi de diffusion sont souvent sous-estimées. Dans une organisation où chaque service dispose de son propre processus d'éditique les problèmes sont démultipliés, ce qui ne contribue pas à augmenter la productivité de l’entreprise. Un autre aspect à prendre en considération dans la gestion de documents est leur dématérialisation, elle est de plus en plus demandée au vu des nombreux avantages. Le gain de place, le gain de temps, la disponibilité des informations pour tous, leur diffusion rapide et la diminution du coût d’impression accroissent la productivité.
Un système transversal et centralisé permet incontestablement de rationaliser, d’économiser mais également de traiter l’information d’une manière plus générale au sein de l’entreprise.
Switch IT, à travers sa solution globale et transversale Sigma Document, propose des composants puissants pour optimiser et augmenter la qualité et la rapidité de vos travaux. Les composants de la solution peuvent s’utiliser ensemble ou de manière indépendante, afin de vous laisser le libre choix dans le renforcement d’un maillon ou l’autre de votre chaine documentaire. Quelle que soit l’étape, le composant s’intégrera facilement dans votre environnement de travail.
Sigma Document, un concept répondant au principe de modularité, à votre service
- Sigma Document Merger & Template Designer, moteur de fabrication et de design,
- Sigma Document Delivery Center, outil de diffusion des documents,
- Sigma Document Repository, centre de stockage et d'archivage.
Sigma Document Merger & Template Designer, concevez vos modèles simplement et en toute autonomie
Sigma Document Merger & Template Designer est un environnement de création et fabrication de documents, rapports et modèles à haut degré de complexité. Les données sont organisées de sorte à simplifier les insertions et les modifications. Cette organisation contribue à la fiabilisation du processus de mise à jour et au gain de temps.
Document Merger, grâce à sa capacité de traitement de données, à la puissance et à l'étendue de son jeu d'instruction permet la mise en forme de document en mode batch.
L’interface user-friendly de Template Designer allie confort, rapidité et efficacité pour une conception rapide de vos maquettes. De plus, l'atelier permet la création de modèle en toute indépendance de l'informatique et accélère le time-to-market.
Sigma Document Delivery Center, un service dédié pour une maitrise des coûts (DDC)
Avec le DDC vous déchargez vos utilisateurs de toute la problématique de distribution, singulièrement celle de l'impression. Vous spécialisez le métier de la distribution, différez et optimisez la planification des envois. Le DDC s'adapte à votre environnement opérationnel et apporte un niveau de qualité élevé.
Il se présente comme un service de poste électronique dans lequel l'ensemble des applicatifs identifie leurs documents et leurs destinataires pour envoi. Ensuite il agit comme un centre de tri et optimise la distribution des documents par courrier, par e-mail, sur un site, ou tout autre moyen car il s'appuie sur un workflow adaptable à chaque processus.
Sigma Document Repository, donnez un avenir à vos supports papiers
Sigma Document Repository vous permet de :
- stocker les documents,
- archiver les documents,
- centraliser,
- organiser,
- diffuser,
- conserver des données complémentaires suivant la nature du document (métadonnées).
Tous vos documents sont donc classés suivant votre propre organisation et les recherches facilitées. Chaque service dispose de cette manière du même document au même moment.
Intégration dans votre environnement
Sigma Document s'adapte à l'environnement de l'entreprise qui l'exploite et non l'inverse. Le système est bâti sur une architecture SOA qui facilite l'intégration dans vos applicatifs métiers.
Des outils monitoring vous permettent en outre de suivre l'ensemble de l'activité de la chaîne de production.
Switch IT vous accompagne dans la mise en place de la solution au sein de votre environnement selon votre organisation. Pour plus d’information, prenez contact avec nous.